कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में परिवर्तन के लिए अनुपालन

कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 12 के तहत कंपनी को निगमन के 30 दिनों के भीतर और उसके बाद कंपनी के अस्तित्व में रहने तक हर समय एक पंजीकृत कार्यालय की आवश्यकता होती है। एक पंजीकृत कार्यालय एक ऐसा स्थान है जहां कंपनी उसे भेजे गए सभी संचार/नोटिस प्राप्त कर सकती है। कंपनी के मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन के स्थिति खंड में पंजीकृत कार्यालय के पते का उल्लेख किया गया है। कंपनी के पंजीकृत कार्यालय के विस्तृत पते के संबंध में नोटिस कंपनी रजिस्ट्रार को देना होगा।

 

ऐसी परिस्थितियां हो सकती हैं जब किसी कंपनी को अपने पंजीकृत कार्यालय को बदलने की आवश्यकता हो सकती है। ऐसे मामले में, कंपनी को कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय द्वारा निर्धारित प्रक्रिया का पालन करना होगा।

 

पंजीकृत कार्यालय में परिवर्तन के प्रकार / Types of Change in Registered Office

पंजीकृत कार्यालय का परिवर्तन हो सकता है:

• एक ही शहर के भीतर
• एक ही राज्य के भीतर और एक ही ROC के तहत
• एक ही राज्य के भीतर लेकिन अलग-अलग ROC के तहत
• एक राज्य से दूसरे राज्य में

किया जाने वाला अनुपालन उस श्रेणी पर निर्भर करेगा जिसमें पंजीकृत कार्यालय में परिवर्तन हो रहा है।

उसी शहर के भीतर पंजीकृत कार्यालय का परिवर्तन / Change of Registered Office within the same city 

शहर, कस्बे या गाँव की स्थानीय सीमा के भीतर पंजीकृत कार्यालय का परिवर्तन सबसे सरल प्रक्रिया है। इसके लिए निम्नलिखित प्रक्रिया का पालन करना होगा:

• कंपनी को पंजीकृत कार्यालय बदलने के लिए एक बोर्ड प्रस्ताव पारित करने के लिए एक बोर्ड बैठक की व्यवस्था करनी होगी।
• बोर्ड के प्रस्ताव को पारित करने के 30 दिनों के भीतर, फॉर्म INC-22 (पंजीकृत कार्यालय की स्थिति या स्थिति में बदलाव के लिए नोटिस) कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय के साथ दायर किया जाना है।
• फॉर्म INC-22 के साथ संलग्न किए जाने वाले दस्तावेज हैं – मालिक से एनओसी और जगह किराए पर लेने के मामले में किराया समझौता, व्यवसाय के लिए पते के प्रमाण के रूप में उपयोगिता बिल।

एक ही राज्य के भीतर और एक ही आरओसी के तहत पंजीकृत कार्यालय का परिवर्तन / Change of Registered Office within the same state and under the same ROC

जब कोई कंपनी अपने कार्यालय को उस शहर/कस्बे की स्थानीय सीमा से बाहर स्थानांतरित करने का निर्णय लेती है जहां वह वर्तमान में स्थित है, लेकिन उसी आरओसी के अधिकार क्षेत्र में है, तो निम्नलिखित प्रक्रिया अपनाई जाएगी:

• कंपनी द्वारा एक बोर्ड बैठक की व्यवस्था की जानी है और असाधारण आम बैठक (ईजीएम) बुलाने के लिए एक प्रस्ताव पारित किया जाना है।
• ईजीएम में पंजीकृत कार्यालय को बदलने के लिए विशेष प्रस्ताव पारित करना होता है।
• विशेष प्रस्ताव पारित होने के 30 दिनों के भीतर, फॉर्म INC-22 और MGT-14 को MCA के पास दाखिल करना होता है

उक्त प्रपत्रों के साथ संलग्न किए जाने वाले दस्तावेज हैं: विशेष संकल्प की प्रति, मालिक से अनापत्ति प्रमाण पत्र और यदि स्थान किराए पर लिया गया है तो किराया समझौता, व्यवसाय के लिए पते के प्रमाण के रूप में उपयोगिता बिल।

एक ही राज्य के भीतर लेकिन विभिन्न आरओसी के तहत पंजीकृत कार्यालय का परिवर्तन / Change of Registered Office within the same state but under the different ROC

एक ही राज्य के भीतर एक आरओसी के अधिकार क्षेत्र से दूसरे में पंजीकृत कार्यालय को बदलने की प्रक्रिया निम्नलिखित है:

• बोर्ड की बैठक बुलानी होती है और ईजीएम बुलाने का प्रस्ताव पारित करना होता है
• बोर्ड की बैठक में, कंपनी के किसी भी निदेशक या कंपनी सचिव को क्षेत्रीय निदेशक को फॉर्म आईएनसी-23 में एक आवेदन स्थानांतरित करने और अन्य संबंधित अनुपालन करने के लिए अधिकृत किया जाएगा।
• ईजीएम में कंपनी के पंजीकृत कार्यालय को बदलने के लिए सदस्यों की मंजूरी लेकर विशेष प्रस्ताव पारित किया जाएगा।
• विशेष प्रस्ताव पारित होने के 30 दिनों के भीतर, फॉर्म एमजीटी-14 को ईजीएम की सूचना और विशेष संकल्प की प्रमाणित ट्रू कॉपी के साथ दाखिल किया जाएगा।
• ई-फॉर्म INC-23 में, कार्यालय परिवर्तन के संबंध में पुष्टि के लिए निर्धारित शुल्क के साथ एक आवेदन क्षेत्रीय निदेशक (जिसके अधिकार क्षेत्र में कंपनी का मौजूदा पंजीकृत कार्यालय आता है) के पास दायर किया जाएगा। यह आवेदन निम्नलिखित दस्तावेजों के साथ होना चाहिए:
• पंजीकृत कार्यालय को स्थानांतरित करने के लिए बोर्ड का संकल्प
• कंपनी के सदस्यों द्वारा पंजीकृत कार्यालय में परिवर्तन की पुष्टि करने वाला विशेष संकल्प
• कंपनी के प्रमुख प्रबंधकीय कार्मिक या बोर्ड द्वारा अधिकृत किन्हीं दो निदेशकों द्वारा एक घोषणा जिसमें कहा गया है कि कंपनी ने अपने कामगारों को बकाया भुगतान करने में चूक नहीं की है और कार्यालय को स्थानांतरित करने के लिए या तो इसके लेनदारों की सहमति है या इसके लिए आवश्यक प्रावधान है। इसका भुगतान कर दिया गया है।
• पंजीकृत कार्यालय के प्रस्तावित परिवर्तन के संबंध में राज्य के मुख्य सचिव को दी गई सूचना की एक स्वीकृत प्रति और यह उल्लेख करते हुए कि पंजीकृत कार्यालय में परिवर्तन के परिणामस्वरूप कर्मचारियों के हित प्रभावित नहीं होंगे
• पंजीकृत कार्यालय को स्थानांतरित करने के लिए एक पुष्टिकरण आदेश क्षेत्रीय निदेशक से प्राप्त किया जाएगा और इसे पुष्टि आदेश प्राप्त होने के 60 दिनों के भीतर निर्धारित शुल्क के साथ फॉर्म आईएनसी-28 में आरओसी के साथ दायर किया जाएगा।
• क्षेत्रीय निदेशक से पुष्टिकरण आदेश प्राप्त होने पर, रजिस्ट्रार को 30 दिनों के भीतर निर्धारित शुल्क के साथ ई-फॉर्म आईएनसी-22 के माध्यम से अधिसूचित किया जाना है।
• कंपनी का नया पंजीकृत पता कंपनी के सभी बिल शीर्षों, लेटरहेड्स, व्यावसायिक पत्रों, नोटिसों और आधिकारिक प्रकाशनों पर मुद्रित किया जाना है।

एक राज्य से दूसरे राज्य में पंजीकृत कार्यालय का परिवर्तन / Change of Registered Office from one State to another

पंजीकृत कार्यालय को एक राज्य से दूसरे राज्य में बदलने की प्रक्रिया निम्नलिखित है:

• बोर्ड की बैठक बुलानी है
• बोर्ड की बैठक में निम्नलिखित पर चर्चा की जानी है:
• पंजीकृत कार्यालय को एक राज्य से दूसरे राज्य में बदलना
• मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन में बदलाव
• ईजीएम का आयोजन
• कंपनी के किसी भी निदेशक या कंपनी सचिव को फॉर्म INC-23 में क्षेत्रीय निदेशक को आवेदन करने और अन्य संबंधित अनुपालन करने के लिए अधिकृत किया जाएगा।
• ईजीएम में पंजीकृत कार्यालय को एक राज्य से दूसरे राज्य में स्थानांतरित करने और कंपनी के एमओए को बदलने के लिए विशेष प्रस्ताव पारित किया जाना है।
• इस विशेष प्रस्ताव के पारित होने के 30 दिनों के भीतर फॉर्म एमजीटी-14 को पास करना होता है। ईजीएम की सूचना और विशेष संकल्प की प्रमाणित ट्रू कॉपी को फॉर्म के साथ संलग्न करना होगा।
• कंपनी को फॉर्म INC-23 में भी एक आवेदन दाखिल करना होता है। फॉर्म INC-23 दाखिल करने से 30 दिन से अधिक नहीं, कंपनी को:
• जिस जिले में कार्यालय पंजीकृत है उसके स्थानीय भाषा के समाचार पत्र में तथा जिले के व्यापक कवरेज वाले अंग्रेजी समाचार पत्र में पंजीकृत कार्यालय में परिवर्तन से संबंधित सूचना प्रकाशित करें।
• कंपनी के प्रत्येक डिबेंचर-धारक और लेनदार को पंजीकृत डाक के माध्यम से व्यक्तिगत नोटिस भेजें।
• क्षेत्रीय निदेशक से पुष्टि की मांग करने वाला एक आवेदन ई-फॉर्म आईएनसी -23 में निर्धारित शुल्क के साथ दायर किया जाएगा। निम्नलिखित दस्तावेजों के साथ संलग्न किया जाएगा:
• प्रस्तावित परिवर्तनों के साथ एमओए की एक प्रति।
• बैठक के कार्यवृत्त की प्रति जिसमें इस तरह के परिवर्तन को अधिकृत करने वाला प्रस्ताव पारित किया गया था। प्रस्ताव के पक्ष और विपक्ष में मतों का विवरण भी उपलब्ध कराया जाएगा।
• बोर्ड के संकल्प की प्रति या निष्पादित वकालतनामा या मुख्तारनामा, जैसा भी मामला हो
• सभी लेनदारों और डिबेंचर धारकों की सूची उनमें से प्रत्येक के लिए देय राशि बताती है
• कंपनी सचिव और कम से कम दो निदेशकों द्वारा हस्ताक्षरित एक घोषणा, एक प्रबंध निदेशक होने के नाते, जिसमें कहा गया है कि प्रदान की गई लेनदारों की सूची पूरी है और सूची में उल्लिखित एक को छोड़कर कोई अन्य राशि बकाया नहीं है। एक अन्य घोषणा यह कहते हुए की जाएगी कि पंजीकृत कार्यालय में परिवर्तन के परिणामस्वरूप किसी भी कर्मचारी की छंटनी नहीं की जाएगी।
• सभी अनुलग्नकों के साथ एक आवेदन राज्य सरकार या केंद्र शासित प्रदेश, जहां कंपनी का कार्यालय स्थित है, के रजिस्ट्रार और मुख्य सचिव को किया जाएगा।
• समाचार पत्रों में प्रकाशित विज्ञापन की प्रति, डिबेंचर-धारकों एवं लेनदारों को भेजी नोटिस, आपत्तियां

यदि कोई आपत्ति प्राप्त होती है / If any objection is received

केंद्र सरकार द्वारा एक सुनवाई आयोजित की जाएगी जिसके द्वारा वह कंपनी को सुनवाई में हुई सहमति को रिकॉर्ड करने के लिए एक हलफनामा दाखिल करने का निर्देश देगी। जब यह हलफनामा निष्पादित किया जाता है, तो केंद्र सरकार आवेदन दाखिल करने के 60 दिनों के भीतर पंजीकृत कार्यालय को स्थानांतरित करने की मंजूरी देगी।

यदि कोई सहमति नहीं बनती है और आपत्ति प्राप्त होती है, तो कंपनी इस तरह की आपत्ति को हल करने की योजना के अनुसार एक हलफनामा दाखिल करेगी। जब यह हलफनामा निष्पादित किया जाता है, तो केंद्र सरकार तदनुसार आवेदन दाखिल करने के साठ दिनों के भीतर परिवर्तन की पुष्टि या अस्वीकार कर देगी।

यदि कोई आपत्ति प्राप्त नहीं होती है / If no objection is received

यदि कोई आपत्ति प्राप्त नहीं होती है, तो केंद्र सरकार से सुनवाई की कोई आवश्यकता नहीं है। आवेदन दायर किया जाएगा और पुष्टि या अस्वीकृति का आदेश 15 दिनों के भीतर पारित किया जाएगा।

पुष्टि प्राप्त होने पर, इसे 30 दिनों के भीतर ई-फॉर्म INC-22 में रजिस्ट्रार के पास दाखिल करना होगा। निम्नलिखित दस्तावेजों को पुष्टिकरण आदेश के साथ संलग्न किया जाना चाहिए:

• पुष्टिकरण आदेश की प्रति
• परिवर्तित एमओए की प्रति
• कंपनी के नाम पर पंजीकृत कार्यालय का शीर्षक दर्शाने वाला पंजीकृत दस्तावेज़ document
• कंपनी के पंजीकृत कार्यालय के रूप में परिसर का उपयोग करने के लिए मालिक से प्राधिकरण
• पट्टा/किराया अनुबंध की प्रति
• बिजली बिल, टेलीफोन बिल आदि जैसे मालिक के साक्ष्य का प्रमाण (दो महीने से अधिक पुराना नहीं)।

फिर, नया पता कंपनी के सभी लेटरहेड्स, बिजनेस हेड्स, नोटिस और अन्य प्रकाशनों पर छपा होना चाहिए।